CÓMO OBTENER EL NOMBRE DEL DÍA DE LA SEMANA DE UNA FECHA

                El comando sería:

                    NombreDíaDeLaSemana(Díasemana([campo de fecha])) … … … También [Tabla.Campo]

CÓMO OBTENER EL AÑO, MES O DÍA DE UNA FECHA

                El formato de fecha no permite introducir solamente el año, mes o día. Si necesitamos alguno de estos datos para una consulta, pondríamos en Campo:

                Año([nombre del campo que contiene la fecha]) … … … Año([fecha_nac])

                Año([Tabla.Campo]) … … … A veces nos puede dar error si no metemos la tabla a la que corresponde el campo de fecha … … … Año([EMPLEADOS.fecha_nac])

                Mes([campo de fecha])

                Mes([Tabla.Campo])

                Día([campo de fecha])

                Día([Tabla.Campo]) … … … Ojo, la palabra día con tilde, sin ella no reconoce el comando.

CONSULTAS DE CREACIÓN DE TABLA

                Las consultas de creación de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de selección.

Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo y tablas intermedias.

Las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos.

También puede ser útil para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas.

     1º. Abrimos una nueva consulta en vista diseño.

     2º. Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla.

     3º. Diseñamos la consulta como una consulta de selección normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla.

     4º. Hacemos clic en el botón Crear Tabla de la pestaña Diseño:

CONSULTA DE DATOS ANEXADOS

                Si queremos anexar datos de una tabla A para una tabla B lo primero es tener creadas ambas tablas y con los campos donde queremos anexar los datos.

                Una vez tengamos las dos tablas, hacemos una consulta de selección normal, eligiendo las tablas, campos y criterios necesarios para elegir qué datos vamos a anexar a la nueva tabla. Los campos que elijamos tienen que tener su homónimo en la tabla de destino. Ahora pulsamos el icono Anexar. Nos aparece una pantalla donde tenemos que elegir la tabla de destino.

               

En este ejemplo anexamos a la tabla prueba los registros de la tabla libros que cumplen el criterio marcado (libros de Miguel de Cervantes)

                Dicha tabla puede estar en la propia base de datos que estamos usando o en otra base de datos. Si está en otra base de datos, marcamos la opción “Otra base de datos” y la buscamos con el botón Examinar. Si está en la base de datos activa, desplegamos Nombre de la tabla, marcamos la deseada y aceptamos.

                Pulsamos el botón Ejecutar y nos sale el mensaje de cuántos registros se van a anexar a la nueva tabla. Aceptamos y comprobamos el resultado abriendo la tabla “prueba”.

CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN

Las consultas de actualización se usan para agregar, cambiar o eliminar los datos de uno o varios registros existentes. Las consultas de actualización son una especie de cuadro de diálogo Buscar y reemplazar avanzado. Se especifican un criterio de selección (el equivalente aproximado de una cadena de búsqueda) y un criterio de actualización (el equivalente aproximado de una cadena de reemplazo). A diferencia del cuadro de diálogo Buscar  y reemplazar, las consultas de actualización aceptan varios criterios, permiten actualizar un gran número de registros a la vez y permiten cambiar registros en varias tablas a la vez.

—  No se puede usar una consulta de actualización para agregar registros nuevos a una tabla, pero se pueden cambiar valores nulos existentes a valores que no sean nulos. Para agregar registros nuevos a una o varias tablas, se usa una consulta de datos anexados. Para obtener más información sobre las consultas de datos .

—  No se puede usar una consulta de actualización para eliminar registros completos (filas) de una tabla, pero se pueden cambiar valores no nulos existentes a valores nulos. Para eliminar registros completos (un proceso por el que se elimina asimismo el valor de clave principal), se debe usar una consulta de eliminación

—  Se puede usar una consulta de actualización para cambiar todos los datos de un conjunto de registros.

—  Además, no se puede ejecutar una consulta de actualización con varios tipos de campos de tabla:

-          Campos que son el resultado de un cálculo. Los valores en los campos calculados no residen permanentemente en las tablas; existen únicamente en la memoria temporal del equipo después de que Access los calcule.

-          Campos que usan consultas de totales o consultas de tablas de referencias cruzadas como origen de registros.

-          Campos de tipo Autonumérico.

-          Campos en las consultas de unión.

-          Campos en las consultas de valores únicos y las consultas de registros únicos, que son consultas que devuelven valores o registros no duplicados.

-          Claves principales que participan en las relaciones de tablas, a menos que se configuren las relaciones de modo que se actualicen automáticamente en cascada el campo de clave y todos los campos relacionados.

CONSULTAS DE ELIMINACIÓN

                Se utilizan para suprimir registros de una a más tablas. Podemos diseñar la cosnulta para eliminar registros que cumplan una serie de condicones. Al ejecutarlas, debemos tener en cuenta que siempre se pierden registros enteros.

                Recordar que los datos eliminados no se pueden recuperar, por lo que se recomienda que se hagan copias de seguridad de las tablas de las que vamos a eliminar registros

Si necesitas eliminar datos de tablas relacionadas, recuerda esta regla:

                - Si los datos residen en el lado "varios" de una relación uno a varios, podrás eliminarlos sin tener que cambiar la relación.

                - Sin embargo, si los datos residen en el lado "uno" de una relación uno a varios, es preciso modificar primero la relación. En caso contrario, Access bloqueará la eliminación.

                El proceso de eliminación de datos relacionados se compone de los siguientes pasos:

• Determinar qué registros residen en el lado "uno" de la relación y cuáles residen en el lado "varios".
• Si necesitas eliminar registros del lado "uno" de la relación y los registros relacionados del lado "varios", debes habilitar un conjunto de reglas denominado Integridad referencial y debes habilitar la eliminación en cascada.

          Si necesitas eliminar registros únicamente del lado "uno" de la relación, eliminar primero esa relación y, a continuación, elimine los datos.

• O bien, si necesitas eliminar datos únicamente del lado "varios" de la relación, puedes crear y ejecutar una consulta de eliminación sin tener que cambiar la relación.

Determinar qué registros están en el lado "uno" de una relación y cuáles residen en el lado "varios"

• En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, hacer clic en Relaciones. 
• Aparece la ficha Relaciones en la que se muestran todas las tablas de la base de datos así como las relaciones entre cada tabla y todas las demás tablas. Cada relación aparece como una línea que conecta las tablas entre los campos. 
• La mayoría de las relaciones de una base de datos, si no todas, tienen un lado "uno" y un lado "varios". En el diagrama de relaciones se indica el lado "uno" con el número 1 y el lado "varios" con el símbolo del infinito (∞). 
• En general, cuando se eliminan registros del lado "uno" de una relación, se eliminan asimismo todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación. Sin embargo, cuando se eliminan registros del lado "varios" de una relación, normalmente no se eliminan registros del lado "uno".

CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS

                Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupación, como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.

                Es decir, las  consultas de referencias cruzadas se usan para mostrar los resultados de una consulta donde los campos a mostrar se situarán en distintas columnas

 Ejemplo: Ventas mensuales de empleados a partir de los pedidos vendidos. Tenemos que diseñar una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.

                Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de una sola tabla utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos que  definir una consulta de selección para agregar los campos que entrarán en el origen o para combinar  varias tablas.  Si la consulta que estamos creando necesita datos de varias tablas, esa consulta será el origen de la consulta de referencias cruzadas.

                Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño pero es mucho más cómodo y rápido utilizar el asistente para consultas.

CONSULTAS PARAMÉTRICAS

                Es una consulta de selección que abre un cuadro de diálogo para que el usuario introduzca un valor para obtener rápidamente información. Son muy fáciles de diseñar, sólo hay que escribir la pregunta que aparecerá en el momento de ejecutarse. La pregunta debe ir entre corchetes para diferenciarla de un criterio normal.

                Otra ventaja que tienen es que si somos nosotros los que diseñamos la aplicación para que la utilice una persona con pocos conocimientos de Access, ésta solo tendrá que limitarse a contestar las preguntas que la consulta le formula, sin tener que modificar el diseño de la misma.

                En el caso de las consultas que tienen varios parámetros, será necesario contestar todos, si dejamos alguno en blanco, no obtendremos ningún resultado.

                Para realizar este tipo de consultas, hay que seguir los mismos pasos que las consultas de selección y en el Criterio del campo/s que necesitemos colocaremos el parámetro.

                Ej.: Queremos saber el CIF, nombre, dirección y provincia de los clientes de la provincia que deseemos. Quedaría así:

                Cuando pulsamos el botón ejecutar, nos saldrá la siguiente ventana de diálogo, donde introduciremos la provincia deseada. 

CONSULTAS DE SELECCIÓN

                Hay varios medios para crear consultas, pero en general se pueden resumir en dos: utilizar el Asistente para consultas o crearlas directamente en Diseño de consulta. El método más empleado es el segundo, Diseño de consulta.

                Para crear una consulta nueva nos vamos al menú Crear, Otros y Diseño de consulta. Nos aparece la ventana Mostrar tabla, donde nos aparecen las tablas (o consultas) de nuestra base de datos. Ahora seleccionamos las tablas que deseamos con un doble clic y vemos como se van situando en la ventana posterior. Tenemos que tener en cuenta que si necesitamos hacer una consulta donde tengamos que reflejar los campos de más de una tabla, debemos seleccionar las tablas donde estén contenidos esos campos y las tablas que las relacionan de haberlas. En el caso contrario, la consulta no sería efectiva.

                Una vez elegidas las tablas o consultas para nuestra nueva consulta, debemos seleccionar los campos que necesitamos de alguna de las formas que vimos antes. Vemos como cada campo seleccionado ocupa una columna del panel inferior. Ahora, en caso de necesitarlo, estableceremos los criterios para los campos. Cuando ya tengamos los campos y criterios establecidos ejecutaremos la consulta para comprobar que nos da el resultado que deseamos. Para ejecutar la consulta pulsamos el botón Ejecutar.

COMODINES Y OPERADORES PARA DEFINIR LOS CRITERIOS DE LAS CONSULTAS

Los criterios se definen utilizando comodines y operadores. Los comodines más utilizados son:

§   * Se utiliza para representar cualquier número de caracteres al principio o al final del campo. A* cualquier palabra que empiece por A.

§   ? Se utiliza para representar un único carácter. A?B todas las palabras de 3 letras que empiecen por A y terminen en B.

§   # Se utiliza para representar un solo número en un campo. 6#1 muestra todos los números que empiezan por 6 y terminan por 1.

§   - Se utiliza para definir un rango de caracteres. A[c-f]B muestra la serie de palabras que empiezan por A y terminan por B y tienen como segunda letra cualquiera del rango especificado (C, D, E o F)

TIPOS DE CONSULTAS

• Selección: es la más habitual. Obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos. También se puede usar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales (∑) 
• Paramétricas: es la que, cuando se ejecuta, muestra su propio cuadro de diálogo para solicitar información relacionada con lo que deseamos visualizar. Se puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato, por ejemplo, se puede diseñar para que solicite dos fechas. Access muestra todos los registros que queden entre esas dos fechas. 
• Referencias cruzadas: crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas. Son útiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access o una tabla histórica que contenga registros antiguos. 
• Eliminación: elimina un grupo de registros de una o más tablas. Con estas consultas siempre se borran registros enteros. 
• Actualización: realiza cambios globales a un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, se pueden aumentar los precios en un 10% para todos los productos lácteos, o bien aumentar los sueldos en un 5% al personal de una determinada categoría. 
• Datos anexados: agrega un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que conseguimos nuevos clientes cuyos datos están en otra tabla, pues bien, lo más conveniente sería unir todos los datos de los clientes en una misma tabla. Son útiles para añadir registros que cumplan una serie de criterios. 
• Creación de tabla: se puede crear una tabla a partir de una consulta o de parte de los datos de una o más tablas. Estas consultas son muy útiles para crear una tabla y exportarla a otra base de datos o a otros programas.

LAS CONSULTAS EN VISTA DISEÑO

                La Vista Diseño de las consultas permite ver las relaciones que existen entre las tablas, así como establecer los criterios necesarios para filtrar los datos.

                Para empezar a crear una consulta, hacer clic sobre el botón Diseño de consulta del área Otros de la pestaña Crear.

                Automáticamente aparece la ventana Mostrar tabla, que nos permitirá elegir el objeto en el que vamos a basar nuestra consulta.

CONSULTAS

                Las consultas es un objeto que nos permite obtener los datos de una o más tablas que cumplan unos determinados criterios especificados por nosotros. Son muy útiles porque presentan en un único sitio datos que están almacenados en varias tablas, y nos permiten trabajar con ellos igual que si estuviésemos trabajando con datos de una única tabla. Además, los datos que nos presentan son solamente aquellos que nosotros elegimos, ya que la consulta únicamente mostrará los datos que cumplan las condiciones que hemos impuesto.

                Podemos definir consultas para seleccionar, ver algunos campos de tablas diferentes, actualizar, insertar o eliminar datos. También se pueden definir consultas para crear nuevas tablas a partir de los datos de una o más tablas existentes. Del mismo modo, se pueden usar como origen de registros para formularios e informes.

                El tipo de consulta más común es la de selección, que recupera datos de una o más tablas usando los criterios para especificar los datos que deseamos mostrar y en qué orden van a ser listados.