CONSULTAS DE SELECCIÓN

                Hay varios medios para crear consultas, pero en general se pueden resumir en dos: utilizar el Asistente para consultas o crearlas directamente en Diseño de consulta. El método más empleado es el segundo, Diseño de consulta.

                Para crear una consulta nueva nos vamos al menú Crear, Otros y Diseño de consulta. Nos aparece la ventana Mostrar tabla, donde nos aparecen las tablas (o consultas) de nuestra base de datos. Ahora seleccionamos las tablas que deseamos con un doble clic y vemos como se van situando en la ventana posterior. Tenemos que tener en cuenta que si necesitamos hacer una consulta donde tengamos que reflejar los campos de más de una tabla, debemos seleccionar las tablas donde estén contenidos esos campos y las tablas que las relacionan de haberlas. En el caso contrario, la consulta no sería efectiva.

                Una vez elegidas las tablas o consultas para nuestra nueva consulta, debemos seleccionar los campos que necesitamos de alguna de las formas que vimos antes. Vemos como cada campo seleccionado ocupa una columna del panel inferior. Ahora, en caso de necesitarlo, estableceremos los criterios para los campos. Cuando ya tengamos los campos y criterios establecidos ejecutaremos la consulta para comprobar que nos da el resultado que deseamos. Para ejecutar la consulta pulsamos el botón Ejecutar.

Agrupar y totalizar registros

                Las consultas de totales permiten realizar tanto cálculos de los datos como agrupamientos.

                Para poder hacer consultas de totales, debemos tener abierta la Vista Diseño. Aquí vamos a la zona Mostrar u ocultar de la pestaña Diseño y hacemos clic en el botón Totales ∑

                Vemos como en la cuadrícula QBE aparece la fila Total. Para ver las diferentes funciones, hacemos clic en la casilla y desplegamos la lista. Estas funciones actuarán sobre los valores filtrados del campo concreto, es decir, que si hacemos un filtro en la fila Criterios del campo Clientes, la función que se seleccione en la fila total solo afectará a los clientes filtrados.

                La primera vez que se pulsa el botón Totales, por defecto aparece Agrupar por en la fila Total de todos los campos que se encuentran en la cuadrícula QBE. En ese momento los registros de cada campo están agrupados pero no totalizados. Si se ejecuta la consulta, se obtiene una fila por cada conjunto de valores únicos, pero no los totales. Para ello se reemplaza el valor Agrupar por  por alguna de las funciones disponibles.

• Suma. Calcula la suma de todos los valores de ese campo en cada grupo. Solo se puede poner esta función en campos numéricos o de moneda.
•  Promedio. Calcula la media aritmética de todos los valores de ese campo.  Solo se puede especificar en columnas de campos numéricos o de moneda.
• Mín. Da como resultado el valor mínimo encontrado en esa columna. Para valores numéricos devuelve el valor más pequeño. Para valores de texto devuelve el valor más pequeño en la secuencia recogida.
• Máx. Da como resultado el valor máximo encontrado en esa columna.
• Cuenta. Da como resultado el número de filas en las que el campo especificado no posee un valor nulo.
• DesvEst. Calcula la desviación típica de todos los valores de ese campo. Solo se puede especificar en campos numéricos o de moneda.
• Var. Calcula la variación de todos los valores de ese campo. Solo para campos numéricos o moneda.
• Primero. Devuelve el primer valor del campo.
• Último. Devuelve el último valor del campo.
• Expresión. Crea un campo calculado utilizando varias funciones.
• Dónde. Define los criterios de un campo que no aparece y que se está utilizando.