CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN

Las consultas de actualización se usan para agregar, cambiar o eliminar los datos de uno o varios registros existentes. Las consultas de actualización son una especie de cuadro de diálogo Buscar y reemplazar avanzado. Se especifican un criterio de selección (el equivalente aproximado de una cadena de búsqueda) y un criterio de actualización (el equivalente aproximado de una cadena de reemplazo). A diferencia del cuadro de diálogo Buscar  y reemplazar, las consultas de actualización aceptan varios criterios, permiten actualizar un gran número de registros a la vez y permiten cambiar registros en varias tablas a la vez.

—  No se puede usar una consulta de actualización para agregar registros nuevos a una tabla, pero se pueden cambiar valores nulos existentes a valores que no sean nulos. Para agregar registros nuevos a una o varias tablas, se usa una consulta de datos anexados. Para obtener más información sobre las consultas de datos .

—  No se puede usar una consulta de actualización para eliminar registros completos (filas) de una tabla, pero se pueden cambiar valores no nulos existentes a valores nulos. Para eliminar registros completos (un proceso por el que se elimina asimismo el valor de clave principal), se debe usar una consulta de eliminación

—  Se puede usar una consulta de actualización para cambiar todos los datos de un conjunto de registros.

—  Además, no se puede ejecutar una consulta de actualización con varios tipos de campos de tabla:

-          Campos que son el resultado de un cálculo. Los valores en los campos calculados no residen permanentemente en las tablas; existen únicamente en la memoria temporal del equipo después de que Access los calcule.

-          Campos que usan consultas de totales o consultas de tablas de referencias cruzadas como origen de registros.

-          Campos de tipo Autonumérico.

-          Campos en las consultas de unión.

-          Campos en las consultas de valores únicos y las consultas de registros únicos, que son consultas que devuelven valores o registros no duplicados.

-          Claves principales que participan en las relaciones de tablas, a menos que se configuren las relaciones de modo que se actualicen automáticamente en cascada el campo de clave y todos los campos relacionados.

     1º. Partimos de una consulta de Selección, donde elegiremos las tablas, campos y criterios necesarios.
     2º. Para convertir esta consulta de selección en una de actualiación vamos a la pestaña Diseño de las Herramientas de consulta y elegimos el botón Actualizar.

     3º. Se puede observar como se añade una fila con el nombre Actualizar a en la cuadrícula de diseño. Esta fila se utiliza para indicar la forma en que se deben cambiar los datos. Por ejemplo, queremos poner el prefijo telefónico 986 a todos los clientes de la provincia de Pontevedra. Quedaría de la siguiente forma:

     4º. Ejecutamos la consulta pulsando el botón ejecutar. Access muestra un cuadro de diálogo en el que se avisa de que se va a ejecutar una consulta de actualización y pide confirmación. Pulsamos Sí, y aparece un nuevo cuadro de diálogo informando del número de filas que serán actualizadas basándose en el riterio de selección. Hacemos clin en Sí.
     5º. Para ver los resultados, abrimos la tabla Clientes y localizamos los de Pontevedra, o hacemos una consulta de selección con los clientes de la provincia y su teléfono.