jueves, 26 de agosto de 2010

CONSULTAS DE ELIMINACIÓN

                Se utilizan para suprimir registros de una a más tablas. Podemos diseñar la cosnulta para eliminar registros que cumplan una serie de condicones. Al ejecutarlas, debemos tener en cuenta que siempre se pierden registros enteros.
                Recordar que los datos eliminados no se pueden recuperar, por lo que se recomienda que se hagan copias de seguridad de las tablas de las que vamos a eliminar registros
Si necesitas eliminar datos de tablas relacionadas, recuerda esta regla:
                - Si los datos residen en el lado "varios" de una relación uno a varios, podrás eliminarlos sin tener que cambiar la relación.
                - Sin embargo, si los datos residen en el lado "uno" de una relación uno a varios, es preciso modificar primero la relación. En caso contrario, Access bloqueará la eliminación.
                El proceso de eliminación de datos relacionados se compone de los siguientes pasos:
  • Determinar qué registros residen en el lado "uno" de la relación y cuáles residen en el lado "varios".
  • Si necesitas eliminar registros del lado "uno" de la relación y los registros relacionados del lado "varios", debes habilitar un conjunto de reglas denominado Integridad referencial y debes habilitar la eliminación en cascada.
          Si necesitas eliminar registros únicamente del lado "uno" de la relación, eliminar primero esa relación y, a continuación, elimine los datos.
  • O bien, si necesitas eliminar datos únicamente del lado "varios" de la relación, puedes crear y ejecutar una consulta de eliminación sin tener que cambiar la relación.
Determinar qué registros están en el lado "uno" de una relación y cuáles residen en el lado "varios"
  • En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, hacer clic en Relaciones
  • Aparece la ficha Relaciones en la que se muestran todas las tablas de la base de datos así como las relaciones entre cada tabla y todas las demás tablas. Cada relación aparece como una línea que conecta las tablas entre los campos. 
  • La mayoría de las relaciones de una base de datos, si no todas, tienen un lado "uno" y un lado "varios". En el diagrama de relaciones se indica el lado "uno" con el número 1 y el lado "varios" con el símbolo del infinito (∞). 
  • En general, cuando se eliminan registros del lado "uno" de una relación, se eliminan asimismo todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación. Sin embargo, cuando se eliminan registros del lado "varios" de una relación, normalmente no se eliminan registros del lado "uno".
Copias de seguridad
  • — Hacer clic en el botón de Microsoft Office , seleccionar Administrar y, a continuación, hacer clic en Realizar copia de seguridad de la Base de Datos. 
  • — En el cuadro de diálogo Guardar como, especificar un nombre y una ubicación para la copia de seguridad y, a continuación, hacer clic en Guardar. 
  • — Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a abrir el archivo original. 
  • — Para revertir a una copia de seguridad, cerrar el archivo original y cambiar su nombre de modo que se pueda usar el nombre de la versión original para la copia de seguridad. Asignar el nombre de la versión original a la copia de seguridad y, a continuación, abrir la copia de seguridad con el nombre cambiado en Access.

Para realizar una consulta de eliminación seguimos los mismos pasos que en las consultas de selección, donde elegiremos las tablas y los campos necesarios para la consulta así como los criterios que creamos convenientes. Una vez tengamos la consulta configurada podemos ejecutarla para ver si los datos que se supone que vamos a eliminar son los deseados. Si el resultado es el deseado volvemos a la Vista Diseño de la consulta y pulsamos el icono Eliminar en el menú Herramientas de consulta, Diseño, Tipos de consulta. A continuación pulsamos el botón Ejecutar y nos aparecerá  una ventana de confirmación indicandonos el número de registros que se van a eliminar. Pulsamos Sí. Para ver los resultados abrimos la tabla y vemos si ha eliminado los registros.

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