Para crear una macro vamos a la pestaña Crear y dentro de esta al área Otros. Pulsamos sobre el botón Macro y nos aparecerá la ventana de Vista Diseño de las Macros.
La parte superior de la Vista Diseño muestra cuatro columnas: Condición, Acción, Argumentos y Comentario.
La columna Condición no aparece por defecto. Para que aparezca debemos pulsar el botón que aparece en el menú Herramientas de Macros, Diseño, Mostrar u Ocultar, Condición.
Esta columna permite establecer condiciones para la acción escribiendo en ella alguna expresión. De esta forma, si no se cumplen los criterios especificados en esta columna, la acción no se ejecutará.
Ej.: [Forms]![Diplomas]![Apellidos]=”Hernández” … … indica que se ejecutará la acción si el valor del campo Apellidos del formulario Diplomas es Hernández.
La columna Acción se utiliza para añadir las acciones de la macro. Existe una gran variedad de acciones disponibles en la lista desplegable de la columna Acción. Este número será mayor si está activada la opción Mostrar todas las Acciones, en el grupo Mostrar u Ocultar de la ficha Diseño.
Si este botón no está activado, las acciones disponibles son únicamente las que no requieren estado de confianza para su ejecución, es decir, cuya ejecución es considerada segura. Las acciones adicionales que se habilitan al activar el botón Mostrar todas las acciones no se podrán ejecutar si en la configuración de seguridad de la base de datos no se permite la ejecución de código VBA (Visual Basic para Aplicaciones). Access solicita el permiso explícito para habilitar estas acciones al abrir las bases de datos que contengan estas acciones.
La columna Argumentos se muestra si está activado el botón Argumentos en el grupo Mostra u ocultar de la ficha Diseño. Esta columna perminte ver más fácilmente los argumentos establecidos para cada acción de la macro sin tener que seleccionarla y mirar en el panel Argumentos de acción, situado en la parte inferior de la ventana. Son los mismos valores que aparecen en este panel, separados por un punto y coma. Los argumentos proporcionan información a la acción, y cada acción tiene sus propios argumentos. Algunos argumentos son obligatorios y otros no.
La columna Comentarios se utiliza para escribir descripciones de las acciones que puedan resultar de utilidad a los administradores de la base de datos. Su carácter es meramente informativo.
Existe otra columna que es posible ver en el diseño de una macro. Es la columna Nombres de macro, que se muestra h aciendo clic sobre el botón Nombres de macro en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño. Esta columna es necesaria cuando se quiere crear un grupo de macros, es decir, una macro que contenga más de una macro. Cuando se trabaja con un grupo de macros, se especifica el nombre de la macro en esta columna para la primera macro, a continuación se especifican las acciones de la primera macro, que pueden ser más de una, y por l otanto ocupar más de una fila en la columna Acción, y cuando se hayan terminado de definir las acciones y argumentos de la primera macro, se incluye el nombre de la segunda macro en la siguiente fila vacía después de la última acción de la primera macro. Los nombres de las macros incluidas en un grupo de macros deben ser únicos.
Cuando se quiere hacer referencia a una macro incluida dentro de un grupo de macros se deberá seguir la siguiente sintaxis: nombre_grupo_macros.nombre_macro_individual.
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