VISTAS DE LOS INFORMES

                Los informes se abren de forma similar a los formularios, las consultas y las tablas: se selecciona la sección informes en el Panel de exploración y se hace doble clic en el informe que queremos abrir.

                Un informe tiene cuatro posibles vistas:

1. Vista preliminar. Apariencia que tendrá el informe una vez impreso. Unicamente muestra una vista reducida del informe. Para verlo completo, colocamos el cursor sobre el informe y hacemos clic cuando el puntero se convierte en una lupa con el signo +. En algunos casos, trabajando en la vista preliminar, no cabe todo el informe en la página y la información aparece cortada por la parte derecha, aunque si se ve entero en la pantalla cuando trabajamos en Vista Informes. Esto se debe a que el ancho de la hoja de impresión es menos ancha que el espacio de trabajo proporcionado por los monitores. Una solución es cambiar la orientación de la página de vertical a horizontal.
Este tipo de vista también permite crear una copia del informe en distintos formatos, como pueden ser:

• PDF, formato ampliamente extendido hoy en día. 
• XPS, permite ver la información via Web conservando el formato original. Es el acrónimo de Especificación de papel XML. 
• Word, formato de texto más popular. Permitiría ver y modificar los datos, así como el propio diseño del informe. 
• Archivo de texto (txt), formato que solamente incluye texto, sin ningún tipo de información de diseño y formato. 
• HTML, formato más popular para la publicación Web. No guarda tan bien el formato y apariencia como el XPS. 

2. Vista Diseño. Permite cambiar el formato de los informes a nuestro gusto. Aquí es donde vamos a modificar de manera gráfica el formato con el que se imprimirán nuestros informes.

          Al igual que en el diseño de los formularios, tenemos la pantalla dividida en varias partes. En estas zonas de trabajo, es donde vamos a situar físicamente los datos que queramos imprimir.

• Encabezado y Pie de informe. Aquí colocaremos el texto o los campos que queramos que aparezcan como encabezado o pie del informe. Solo se imprimirá una vez por informe. 
• Encabezado y Pie de página. Si imprimimos varias páginas, el encabezado y el pide aparecerán en cada una de ellas. En el Pie de página colocaremos los cálculos de los totales. 
• Detalle. Aquí colocaremos toda la información de los datos que queremos imprimir, para ello, tendremos que introducir una serie de cuadros de texto, etiquetas, etc. 

          Una vez tengamos abierto un informe en Vista Diseño, quizás queramos cambiar las propiedades de alguno de los campos. Para ello, necesitamos la ventana Hoja de Propiedades, que si no está activada por defecto, se puede hacer desde la pestaña Diseño en las Herramientas de diseño de informe, en el área Herramientas.

          Al igual que en los formularios, divide sus propiedades en categorías dependiendo del tipo que sean.

          Las propiedades que muestra esta hoja pertenecen siempre a la configuración del objeto que tenemos seleccionado en ese momento en el informe. 

          En el panel Lista de campos permite hacer uso de los campos vinculados al informe y de todas las tablas relaconadas o no con el mismo.

3. Vista Ptesentación. Es similar a la vista presentación de los formularios. En ambos casos, permite ver los datos de la tabla o consulta origen de los datos, pero al mism otiempo nos permite realizar muchos de los cambios más comunes al diseño del informe.

          En esta vista podríamos añadir un campo Suma simplemente hacinedo clic con el botón derecho del ratón sobre la columna y seleccionado la opción Suma del submenú Total 1.

          Añadir campos de total, como una suma, es un ejemplo de las modificaciones que se pueden realizar en esta vista, sin necesidad de psara a vista Diseño. Otras modificaciones que se pueden hacer son, por ejemplo, cambiar las propiedades del informe, añadir y quitar elementos, añadir campos de la tabla o consulta, cambiar el tamaño de los controles, cambiar la fuente de los textos, así como su estilo, tamaño, color, etc. En esta vista también disponemos de la herramienta Autoformato, que igual que ocurría en los formularios, permite cambiar completamente el estilo del informe de una forma rápida, aplicándole unos valores predefinidos al conjunto de elementos del informe.

4. Vista Informe. Permite ver y trabajar con el informe desde nuestra pantalla de una forma interactiva. Podemos seleccionar y copiar el texto del informe, podemos hacer uso de controles activos que existan en el informe, como por ejemplo hipervínculos, también podemos utilizar distintos tipos de filtros para seleccionar únicamente los datos de informe que queremos ver, o podemos utilizar la búsqueda para buscar datos concretos.