Los informes presentan una vista personalizada de la información contenida en la tabla o consulta. Es la forma más apropiada para crear una copia impresa de la información extraída o calculada a partir de los datos de la base de datos.
Aunque se puede imprimir la información de una tabla, consulta o formulario, ninguno de esos formatos proporciona la flexibilidad necesaria para producir una salida impresa compleja, como por ejemplo, una factura o un resumen que deba incluir cálculos y subtotales.
Los informes están deiseñados para agurpar datos, presentar cada grupo de manera independiente y efectuar cálculos. Funcionan de la siguiente manera:
- Podemos definir criterios de agrupación para independizar los diferentes niveles.
- Permiten efectuar cálculos complejos de un conjunto de filas.
- Además de encabezados y pies de página, podemos definir un encabezado y un pie para todo el informe.
- Al igual que en los formularios, podemos incluir imágenes y gráficos en cualquier sección del informe. También podemos incluir subinformes dentro de las secciones de un informe.
Antes de crear un informe se debe conocer exactamente donde se encuentra el origen de los datos. Puede que estén en una tabla o en más de una. Si están en una tabla solo hay que elegirla como origen de los datos. Si están en más de una tabla, se debería hacer una consulta que esté formada por las tablas que contengan los datos que nos hacen falta para el origen de los datos.
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