ETIQUETAS

                El asistente para etiquetas se utiliza para crear etiquetas con las direcciones de los clientes que luego podremos imprimir fácilmente y utilizar en la correspondencia, por ejemplo. Con este asistente podemos crear numerosos tipos de etiquetas, de distintos tamaños y también siguiendo los diseños de múltiples estándares y fabricantes. Para crear un informe con etiquetas, seguir los siguientes pasos:

USO DE EXPRESIONES EN INFORMES

Funciones de fecha

• — Ahora () muestra la fecha y la hora actuales. 
• — Fecha () muestra únicamente la fecha. 
• — HoraActual () muestra únicamente la hora actual.

          Para añadir la fecha actual a un control de un informe, añadimos un cuadro de texto independiente al informe y abrimos su ventana de propiedades. A continuación, en la ficha Datos o en la ficha Todas asignamos a la propiedad Origen de Control el valor =Fecha(), o la función que deseemos. Podemos hacer los mismo asignando el comando en el propia cuadro de texto.

Números de página

                Normalmente los números de página se insertan en el encabezado o el pie de página. Para insertar un número de página se usa la función [Page]. Se inserta de la misma forma que con las fechas.

                Eje.:   =”Página ”&[page]& “ de ”&[pages] … … … Página 1 de 5

CREAR INFORMES USANDO DISEÑO DE INFORME

                Es igual que Diseño de Formulario. Vamos a Crear, Informes y Diseño de Informe. Automáticamente se nos abre la ventana de informes en Vista Diseño. Vamos al botón Agregar campos existentes, y se nos abre la ventana de Lista de Campos, donde tenemos todas las tablas de la base de datos actual. Seleccionamos la tabla sobre la que deseamos hacer el informe y los campos, que vamos colocando sobre la zona de Diseño del informe.

                Diseñamos el informe a nuestro gusto, colocando cada campo donde queramos.

CREAR INFORMES USANDO LA OPCIÓN INFORME EN BLANCO

                Si pulsamos el botón Informe en blanco del área de Informes  de la pestaña Crear, obtenemos en pantalla un informe en blanco en Vista Presentación. Si arrastramos los campos que queremos que aparezcan en el informe, obtenemos en pantalla el contenido de los campos y no la estructura.

                Si queremos cambiar el formato, diseño, … vamos a Vista Diseño y en la hora de propiedades y distintos menús del programa modificamos a nuestro gusto.

CREAR INFORMES USANDO EL ASISTENTE PARA INFORMES

                Es similar al utilizado en la creación de formularios.

1. Hacemos clic en el botón Asistente para informes del área Informes de la pestaña Crear.
2. La primera ventana del asistente nos permite seleccionar la tabla o consulta que contendrá el origen de los datos.
3. Añadimos los campos que necesitamos y pulsamos Siguiente.
4. Aquí podemos definir si queremos agregar algún nivel de agrupamiento. Doble clic sobre el deseado, si queremos agrupar por alguno en concreto o Siguiente si queremos dejarlo tal cual.
5. Seguidamente, definimos la forma de agrupamiento. Elegimos el campo por el que queremos agrupar y pinchamos en Ascendente o Descendente. Observamos que tenemos el botón Opciones de resumen. En el caso de tener campos numéricos, nos permite calcular la suma, promedio, mínimo o máximo de esos campos.
6. Ahora decidiremos la organización y la orientación de la página para el informe.
7. En la venta que aparece ahora, podemos seleccionar uno de los estilos de informes incorporados por Access.
8. Ponemos título al informe y pulsamos Finalizar.

       En el asistente para informes, podemos agregar los campos de una tabla/consulta o de más de una. Para ello, después de añadir los campos de la primera tabla/consulta, no pulsamos siguiente, y volvemos a desplegar la ventana de selección de tablas/consultas. Elegimos la nueva, añadimos los campos que deseemos y pulsamos siguiente. Los pasos siguientes son los mismos.

VISTAS DE LOS INFORMES

                Los informes se abren de forma similar a los formularios, las consultas y las tablas: se selecciona la sección informes en el Panel de exploración y se hace doble clic en el informe que queremos abrir.

                Un informe tiene cuatro posibles vistas:

1. Vista preliminar. Apariencia que tendrá el informe una vez impreso. Unicamente muestra una vista reducida del informe. Para verlo completo, colocamos el cursor sobre el informe y hacemos clic cuando el puntero se convierte en una lupa con el signo +. En algunos casos, trabajando en la vista preliminar, no cabe todo el informe en la página y la información aparece cortada por la parte derecha, aunque si se ve entero en la pantalla cuando trabajamos en Vista Informes. Esto se debe a que el ancho de la hoja de impresión es menos ancha que el espacio de trabajo proporcionado por los monitores. Una solución es cambiar la orientación de la página de vertical a horizontal.

TIPOS DE INFORMES

                Hay cuatro tipos de informes básico: tabulares, en columnas, para gráficos y para etiquetas.

                Los informes tabulares  muestran los datos en filas y columnas, y son parecidos a las tablas. Pueden contener otros elementos, com ototales, fechas y subtotales. Generalmente se usan para mostrar y calcular los subtotales de campos numéricos de grupos del informe.

                Los informes en columnas muestran los datos verticalmente, con uno o más registros por página. Muestran los datos de forma parecida a los formularios de introducción de datos, pero se utilizan para ver e imprimir información, no para introducir datos.

                Los informes para gráficos se utilizan para imprimir gráficos utilizando la información de la base de datos.

                Los informes para etiquetas podemos crear etiquetas para correo de diferentes tamaños.

INFORMES

                Los informes presentan una vista personalizada de la información contenida en la tabla o consulta. Es la forma más apropiada para crear una copia impresa de la información extraída o calculada a partir de los datos de la base de datos.

                Aunque se puede imprimir la información de una tabla, consulta o formulario, ninguno de esos formatos proporciona la flexibilidad necesaria para producir una salida impresa compleja, como por ejemplo, una factura o un resumen que deba incluir cálculos y subtotales.

                Los informes están deiseñados para agurpar datos, presentar cada grupo de manera independiente y efectuar cálculos. Funcionan de la siguiente manera:

-          Podemos definir criterios de agrupación para independizar los diferentes niveles.

-          Permiten efectuar cálculos complejos de un conjunto de filas.

-          Además de encabezados y pies de página, podemos definir un encabezado y un pie para todo el informe.

-          Al igual que en los formularios, podemos incluir imágenes y gráficos en cualquier sección del informe. También podemos incluir subinformes dentro de las secciones de un informe.

Antes de crear un informe se debe conocer exactamente donde se encuentra el origen de los datos. Puede que estén en una tabla o en más de una. Si están en una tabla solo hay que elegirla como origen de los datos. Si están en más de una tabla, se debería hacer una consulta que esté formada por las tablas que contengan los datos que nos hacen falta para el origen de los datos.